هنگامی که از انتقال مالکیت یک ملک صحبت می‌شود، دو نوع سند مطرح می‌گردد؛ سند عادی و سند رسمی. آنچه که هنگام انتقال مالکیت مورد تأیید قانون قرار می‌گیرد، الزام به تنظیم سند رسمی می‌باشد. تنظیم سند رسمی برای ملک تنها زمانی معنا پیدا می‌کند که فاقد هرگونه جعل و یا مشکلی باشد.
پیش‌تر در مقاله تبدیل سند عادی به سند رسمی، در خصوص ویژگی‌های یک سند رسمی و تفاوت آن با سند عادی توضیحاتی دادیم.
آنچه در اینجا میخوانیم
الزام به تنظیم سند رسمی ملک از دید حقوقی
الزام به تنظیم سند رسمی ملک نسبت به سند عادی این است، زمانی که برای یک ملک سندی رسمی ثبت می‌شود، دولت تنها کسی که مالک اصلی سند را به عنوان مالک رسمی می‌شناسد؛ یعنی فردی که اسم او در سند قید شده است.
الزام به تنظیم سند رسمی ملک بدین گونه است که شرایط برای مالکیت اصلی به سادگی صورت بگیرد. سند رسمی نسبت به سند عادی برتری بیشتری دارد و این گزینه به‌مرور در موضوع انتقال مالکیت بیشتر دیده می‌شود.
مراحل طرح دعاوی برای الزام به تنظیم سند رسمی ملک
برای تنظیم سند رسمی، نیازمند استفاده از طرح دعاوی استاندارد هستید که شامل موارد زیر می‌باشد:
مرحله اول: این مرحله شامل دو بخش مختلف می‌باشد. در بخش اول خریدار و فروشنده در سند عادی در تاریخی که مشخص می‌کنند قراری تنظیم می‌کنند که طبق تاریخ در دفترخانه‌ای مشخص حضور داشته باشند. این روند سبب می‌گردد که تنظیم سند رسمی انتقال مالکیت به صورت دقیق مشخص شود. ولی در بخش دوم بدین صورت است که خریدار و فروشنده در سند عادی تاریخ و محل دقیقی را برای تنظیم سند مشخص نکرده باشند.
مطابق با فرض اول، نیاز است که در تاریخ مقرر هر دو طرف معامله در دفترخانه حاضر شوند. در صورتی که مالک در تاریخ مقرر شده حضور نداشته باشد، برای او گواهی عدم حضور از سوی دفترخانه صادر می‌گردد. در فرض دوم شرایط به این صورت است که خریدار باید بر اساس یک اظهارنامه از فروشنده درخواست کند تا در زمان مشخص حاضر شود. در این صورت چنانچه فروشنده باز هم بدون دلیل مشخصی طبق زمان اعلام شده حضور پیدا نکند، خریدار می‌تواند نسبت به اخذ گواهی عدم حضور فروشنده اقدام نماید.
مرحله دوم: در این مرحله اگر فرض اول مطرح باشد بدان معنا که فروشنده مالک رسمی مال است، خریدار می‌تواند پس از آن که گواهی عدم حضور فروشنده را دریافت کرد، دادخواستی مبنی بر الزام به تنظیم سند رسمی ملک را برای دادگاه ارائه نماید. در این درخواست در واقع خریداران به دنبال تنظیم سند رسمی هستند. اقداماتی که دادگاه برای الزام تنظیم سند رسمی ملک باید انجام دهد، صحبت تحثث انتقال مالکیت است. دادگاه در ابتدا احراز می‌کند که خوانده، مالک اصلی و رسمی مال می‌باشد.
این مرحله نیازمند دقت بالایی می‌باشد و باید موقعیت ملک و مالک مشخص گردد. در گام دوم دادگاه احراز می‌نماید که خوانده توانایی و صلاحیت فروش مال را دارد. در ادامه نوبت به خواهان تعهدات مقرر در سند عادی می‌رسد و به طور کلی پرداخت‌ها و یا شروط قرارداد که بر عهده خواهان است ارزیابی می‌گردد.
اقدامات دادگاه در خصوص الزام به تنظیم سند رسمی ملک
پس از آن دادگاه باید احراز نماید که میزان هزینه برای تنظیم سند رسمی چقدر بوده و کدام یک از طرفین باید این مبلغ را پرداخت نمایند. در این میان دادگاه با بررسی دقیق‌تر یک سری سابقه تصرفات قانونی ملک را استخراج نموده و متصرفات را مشخص می‌کند. اگر که نسبت به صحت سند عادی تردید وجود داشته باشد، باید قبل از طی شدن این مراحل ابتدا از صحت سند عادی اطمینان حاصل شود.
نیاز به وکیل برای الزام به تنظیم سند رسمی ملک
موضوع مهمی که برای الزام تنظیم سند رسمی ملک وجود دارد، نیازمند بودن به یک وکیل می‌باشد. زیرا دعوای الزام به تنظیم سند رسمی پیچیدگی‌های زیادی دارد. برای مثال ممکن است که خوانده ملک خود را به عنوان وثیقه به یک شخص دیگر داده باشد و آن شخص نیز اقدام به فروش آن ملک کرده باشد که در کل در طرح درخواست شرایط ویژه‌ای ایجاد می‌گردد.
در طی این روند یک سری فرضیات نسبت به این موضوع وجود دارد که باید توسط وکیل دادگستری پیگیری شده و مورد بررسی قرار گیرد. طبق بررسی‌های موجود در عادی‌ترین حالت اگر فروشنده رسمی باشد و مال به شخص دیگر فروخته و یا رهن نشده باشد، در این صورت نیاز به طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی ملک می‌باشد که باید توسط وکیل انجام شود. زیرا نیاز است که یک سند عادی با همه مفاد اثبات گردد و پس از آن که حکم احراز شد باید مراحل آن به صورت دقیق طی شود.
مزایای استفاده از وکیل برای الزام به تنظیم سند رسمی ملک
- در صورتی که از وکیل برای الزام به تنظیم سند رسمی ملک استفاده شود لزومی به حضور خریدار در دادگاه نمی‌باشد.
- اگر که ملک در رهن باشد، وکیل این امکان را دارد که درخواست فک رهن نماید.
- وکیل می‌تواند با پیش‌بینی یک سری خسارات در قرارداد، سریعاً آن را از فروشنده مطالبه نماید.
- طبق ارزیابی‌های صورت گرفته شده، مشخص شده است که در تقدیم دادخواست وضعیت پلاک ثبتی و تفکیک و افراز باید با دقت تمام و به شکل روتین دنبال شود.
محل تقدیم دادخواست الزام به تنظیم سند رسمی ملک
اگر خریدار قصد داشته باشد که پرونده را به صورت شخصی پیگیری کند باید طبق اصول روند پرونده را ادامه دهد:
در ابتدا باید متن دادخواست را تنظیم نماید که این کار نیازمند دقت بالایی می‌باشد و باید کارت ملی، کارت اعتباری و همچنین اصول مستندات و متن آماده گردد. شخص باید مدارک ذکر شده را به دفتر خدمات الکترونیک قضایی ارائه نماید و از مسئول مربوطه بخواهد تا دادخواست وی را برای الزام به تنظیم سند رسمی ملک تنظیم نماید.
نکته قابل توجه دیگر در خصوص ثبت و تقدیم دادخواست، ثبت نام در سامانه ثنا می‌باشد. سامانه ثنا مختص ابلاغ الکترونیکی است و در صورتی که یک بار ثبت نام در این سامانه صورت گرفته باشد دیگر نیازی به ثبت نام مجدد نخواهید داشت.
نکات قابل توجه در زمان الزام به تنظیم سند رسمی ملک
- دعوای الزام به تنظیم سند رسمی، یک دعوای مالی به حساب می‌آید و هزینه‌هایی که بابت دادرسی این دعوا برآورد می‌شود بر اساس قیمت منطقه‌ای ملک محاسبه می‌گردد.
- دعوای الزام به تنظیم سند رسمی مرتبط با دادگاه عمومی حقوقی می‌باشد.
- اگر در طول روند پرونده فروشنده فوت نماید شرایط دعوا به طرفیت وراث مطرح می‌گردد.
- در صورتی که فروشنده مالکیت ملک را به فرد دیگری انتقال دهد، شرایط به صورت انتقال مال غیر محسوب شده و این امکان وجود دارد که معامله دوم باطل شود.
- خریدار در ابتدا باید مطمئن شود که ملک مورد نظر دارای گواهی پایان کار و پروانه شهرداری می‌باشد.
- توجه داشته باشید که برای تنظیم سند رسمی ملک نیازمند به سابقه ثبت ملک خواهید بود.
- اگر هر گونه تأخیری در تنظیم سند رسمی چه از سوی فروشنده و چه پرداخت ثمن معامله بر اساس تنظیم سند رخ دهد، موظف به پرداخت خسارت خواهید بود.
- برای رسیدگی به دعوای الزام به تنظیم سند رسمی شما نیازمند پرداخت هزینه‌های دادرسی خواهید بود که بر اساس قوانین موجود در حدود ۵/۳ درصد از ارزش منطقه ملکی می‌باشد. علاوه بر آن یک سری ویژگی‌های ظاهری و نوع مصالح به کار رفته در ملک نیز مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.