در ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی ایران، سند این‌طور تعریف می‌شود: «هر نوشته‌ای است که در مقام دعوی و دفاع، قابل استفاده باشد.» با توجه به این تعریف، سند الزاماً باید مکتوب و در دادگاه قابل استناد باشد. با استفاده از سند می‌توان دعوای حقوقی و یا دعوای کیفری را ثابت کرد. لذا داشتن سند برای اموال مختلف از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

اسناد به دو دسته عادی و رسمی تقسیم می‌شوند. در این مقاله قصد داریم با تعاریف و ویژگی‌های اسناد عادی، اسناد رسمی و روش تبدیل سند عادی به سند رسمی آشنا شویم.

 

تعریف سند عادی و سند رسمی

 تعاریف سند عادی و سند رسمی از یکدیگر مجزا نیستند و در کنار یکدیگر تعریف می‌شوند. در ماده ۱۲۸۷ قوانین آیین دادرسی مدنی، ذکر شده است که که اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی هستند. لذا با توجه به این تعریف و همچنین ماده ۱۲۸۹ قانون مدنی، می‌توان گفت هر سندی که دارای این شرایط نباشد، به عنوان سند عادی شناخته می‌شود.

ویژگی‌های سند رسمی

اسناد رسمی با توجه به این که اهمیت بالایی دارند و اعتبار آن‌ها نزد مراجع قانونی نیز بسیار زیاد است، لذا حتماً و الزاماً می‌بایست ویژگی‌هایی که طبق قانون مدنی برای آن‌ها تعریف شده است را داشته باشند:

با دخالت مأمور رسمی تنظیم و ثبت شده باشد.

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های سند رسمی این است که توسط مأمور رسمی تنظیم شده باشد. تمامی اعتبار و ارزش سند رسمی توسط مأمور رسمی تنظیم‌کننده سند ایجاد می‌شود. این مأمور ناظر و شاهدی است که توسط قانون برای ثبت وقایع انتخاب شده است و امضای او می‌تواند تمامی شبهات نسبت به بندهای سند را از بین ببرد.

مأمور رسمی صلاحیت تنظیم سند را داشته باشد.

به موجب قانون برای هر مأمور رسمی دامنه اختیاراتی مشخص شده است که صرفاً می‌توانند در همان دامنه اقدام کنند. به همین جهت هر مأموری که از مرز اختیارات خود فراتر رود، اعتبار اقداماتش از بین خواهد رفت. لذا بسیار اهمیت دارد که مأمور ثبت سند رسمی، صلاحیت این کار را داشته باشد.

مقررات قانونی مربوط به تنظیم سند رسمی در آن رعایت شده باشد.

سند رسمی زمانی ارزش و اعتبار خواهد داشت که مفاد آن بر اساس مقررات قانونی تنظیم شده باشند. به همین جهت، اگر مأمور رسمی و صالح قانون سند را امضا کند، به این معناست که آن سند قانونی بوده و از ارزش و اعتبار یک سند رسمی برخوردار است.

 

در ماده ۱۲۹۳ قانون مدنی نیز اشاره شده است که «هرگاه سند به‌وسیله یکی از مأموران رسمی تنظیم اسناد تهیه شده لیکن مأمور صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته و یا رعایت ترتیبات مقرره قانونی را در تنظیم سند نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد، عادی است.» با توجه به این ماده، اگر حتی یکی از ویژگی‌هایی که ذکر شد در تنظیم سند رعایت نشده باشد، آن سند به عنوان یک سند عادی محسوب می‌گردد.

همان‌طور که در بخش تعریف سند عادی و سند رسمی گفتیم، هر سندی که این ویژگی‌ها را داشته باشد به عنوان یک سند رسمی شناخته می‌شود و همچنین به صورت بلعکس هر سندی که این ویژگی‌ها را نداشته باشد، یک سند عادی محسوب می‌شود. روزانه افراد بسیاری در زندگی روزمره خود با امضای یک برگه کاغذ یک سند عادی تنظیم و آن را ثبت می‌کنند.

یکی از رایج‌ترین نوع سند عادی در بین مردم، قولنامه می‌باشد. قولنامه سندی است که در ابتدای خریداری ملک بین فروشنده و خریدار تنظیم می‌شود و توسط هر دو طرف امضا می‌گردد. هدف از تنظیم این سند مشخص کردن ویژگی‌های ملک، هزینه انتقال ملک، مشخصات فروشنده و خریدار، شرایط انتقال ملک، روش‌های پرداخت و غیره می‌باشد. یکی از موارد مهمی که می‌توان در قولنامه به آن اشاره کرد، شرایط فسخ می‌باشد. بندی در قولنامه تعریف می‌شود که به موجب آن اگر فروشنده یا خریدار بخواهند قولنامه را فسخ کنند، ملزم به پرداخت غرامت به طرف مقابل هستند.

روش تبدیل سند عادی به سند رسمی

برای شروع فرایند تبدیل سند عادی (قولنامه) به سند رسمی، ابتدا می‌بایست از معتبر بودن قولنامه اطمینان حاصل شود. یکی از مهم‌ترین نکاتی که اعتبار قولنامه را مشخص می‌کند این است که ملک حتماً دارای نقشه مهندس به همراه مساحت و مشخصات باشد و مشخصاتی که در نقشه ذکر شده‌اند با مشخصاتی که در قولنامه قید شده‌اند مطابقت داشته باشد.

در گام بعدی، متقاضی دریافت سند رسمی (سند تک برگ) برای ملک، می‌بایست تمامی مدارک مورد نیاز شامل قولنامه، نقشه ملک، شناسنامه فردی و باقی مدارک هویتی را در سامانه ثبت املاک بارگذاری کند. بعد از برگزاری این مدارک، سامانه یک کد رهگیری به متقاضی می‌دهد که با استفاده از آن می‌تواند یک شماره پرونده دریافت نماید. این شماره پرونده به منزله این است که روند ثبت سند رسمی در اداره ثبت اسناد آغاز شده است. بعد از بررسی مدارک ارسال شده توسط کارشناسان، در صورتی که این مدارک کامل باشند، کارشناس مربوطه از ملک بازدید کرده و مشخصات آن را با شرایط مشخصاتی که در قولنامه و نقشه ذکر شده است مطابقت می‌دهد. در صورتی که در این بین مورد خلافی ثبت نشود، سند رسمی (سند تک برگ) برای متقاضی صادر و به آدرس وی ارسال می‌شود.

نویسنده

admin

نظر دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *